Privacy Policy

Per qualsiasi domanda su questa informativa o sui tuoi dati puoi scrivere a support@trainmory.com.

Trainmory collega un personal trainer ai suoi clienti: il trainer prepara le schede, il cliente si allena e registra quello che fa, il trainer vede i risultati. Totem Solution è titolare dei dati trattati per far funzionare la piattaforma: account, schede, allenamenti, notifiche, abbonamenti.

Il trainer usa i dati che il cliente condivide con lui (allenamenti e, se il cliente lo sceglie, dati corporei) per la propria attività professionale, di cui risponde come titolare autonomo verso il cliente. Il cliente decide con quali trainer collegarsi, può terminare il collegamento quando vuole e i suoi dati restano suoi anche se cambia trainer.

Account e accesso

• Nome, cognome e indirizzo email.
• Immagine del profilo, se decidi di caricarla. È conservata in un archivio privato e non ha un indirizzo pubblico. Puoi rimuoverla quando vuoi da Account.
• Password: non la conserviamo in chiaro, la gestisce il servizio di autenticazione. In alternativa puoi accedere con un link inviato alla tua email.
• Data di registrazione e dati tecnici della sessione di accesso.
• Versione e data di accettazione di Termini e Privacy Policy, e i consensi facoltativi (comunicazioni, dati di allenamento, dati corporei) con la storia di ogni modifica.

Profilo professionale (trainer)

• Il nome che vedono i clienti, la città e la presentazione, se la scrivi.
• Il tuo link personale e il codice che contiene, per farti trovare dai clienti.

Collegamento tra trainer e cliente

• Il collegamento tra un trainer e un cliente, la data di inizio ed eventualmente quella di fine.
• Gli inviti: l’email a cui il trainer manda l’invito, lo stato e la scadenza (7 giorni). Il link di invito non viene conservato: ne teniamo solo un’impronta cifrata per riconoscerlo.

Schede ed esercizi

• Le schede che il trainer prepara per un cliente: giorni, esercizi, serie, ripetizioni, carichi, recuperi, note, versioni e periodo di assegnazione.
• Gli esercizi della libreria personale del trainer e le sue personalizzazioni (descrizione, esecuzione, link a un video).

Allenamenti (cliente)

• Le sessioni che registri: data e durata, serie, ripetizioni, carichi, tempi, fatica percepita (RPE), esercizi saltati e le note che lasci al trainer.
• I giorni e gli orari in cui ti alleni, se li indichi, per ricevere i promemoria.

Fatica percepita, note e carichi possono dire qualcosa sul tuo stato di salute. Per questo li registriamo solo con il tuo consenso esplicito, separato dall’accettazione dei Termini (vedi “Perché li trattiamo”).

Corpo e alimentazione (cliente, facoltativo)

• Peso (con la data della pesata), altezza e abitudini alimentari: pasti al giorno, acqua, alcol, tipo di alimentazione, allergie o intolleranze, integratori e note.

Sono dati relativi alla salute (art. 9 GDPR): li trattiamo solo con un consenso esplicito e dedicato, e li vede un trainer solo se scegli di condividerli con lui.

Notifiche

• Le notifiche che ricevi nell’app (per esempio una scheda assegnata, una sessione completata da un cliente, un promemoria) e le tue preferenze su cosa ricevere e dove.
• Se attivi le notifiche sul telefono: l’indirizzo tecnico che il tuo browser fornisce per riceverle, le chiavi per cifrarle e il tipo di browser, con la data dell’ultimo uso.

Invita colleghi (trainer)

• Il tuo codice personale di invito e il link che lo contiene.
• Gli indirizzi email dei colleghi che scegli di invitare, con data e stato dell’invito (inviato, iscritto). Nella pagina “Invita colleghi” li vedi mascherati.
• Se ti sei registrato tramite un invito o un link: chi ti ha invitato, da quale canale e se hai completato la registrazione. Chi ti ha invitato vede solo quanti colleghi si sono iscritti, mai i tuoi dati.

Abbonamento e pagamenti

• Piano, stato dell’abbonamento, periodo, date di rinnovo o scadenza e utilizzo rispetto ai limiti del piano.
• Identificativi del cliente e dell’abbonamento presso Stripe, notifiche tecniche sugli eventi di pagamento e i dati che inserisci nella pagina di pagamento e che Stripe ci trasmette al termine dell’acquisto: nome, email, indirizzo ed eventuale partita IVA.

I dati della carta o degli altri metodi di pagamento si inseriscono direttamente nelle pagine di Stripe: Trainmory non riceve né conserva i numeri delle carte. Per gli acquisti online il venditore è Stripe, come spiegato più avanti.

Dati di utilizzo e dati tecnici

• Eventi di utilizzo interni legati al tuo account, per esempio “scheda assegnata” o “sessione sincronizzata”, con dettagli numerici. Non contengono i testi che scrivi.
• Log tecnici dei nostri fornitori di hosting e database (richieste, errori, indirizzi IP), come avviene per qualsiasi servizio online.
• Per le azioni svolte nell’area di amministrazione, un registro delle azioni.

• Da te, quando ti registri, usi il servizio o ci scrivi.
• Dal tuo trainer, per le schede che prepara per te e per l’invito che ti manda (in quel caso riceviamo il tuo indirizzo email da lui).
• Da un collega che usa Trainmory, quando ti invita con “Invita colleghi”.
• Da Stripe, per lo stato dei pagamenti e degli abbonamenti acquistati online.

• Creare e gestire il tuo account, farti accedere e inviarti le email di servizio (conferma dell’indirizzo, link di accesso, recupero e modifica della password). Base: esecuzione del contratto.
• Erogare Trainmory: collegare trainer e clienti, preparare e assegnare le schede, mostrare al trainer i risultati dei clienti che lo hanno scelto, consentire l’esportazione dei dati. Base: esecuzione del contratto.
• Registrare i tuoi allenamenti (serie, carichi, fatica, note) e mostrarli ai trainer che segui. Base: il tuo consenso esplicito (art. 9, par. 2, lett. a GDPR), che dai prima della prima sessione e puoi revocare in ogni momento da Account. Dopo la revoca non registri nuove sessioni e i tuoi trainer non vedono più lo storico, che resta a te.
• Registrare peso, altezza e abitudini alimentari e mostrarli ai trainer con cui scegli di condividerli. Base: il tuo consenso esplicito, dedicato e revocabile in ogni momento dalla sezione Corpo. Revocandolo nessun trainer li vede più; puoi anche eliminarli tutti con un tocco.
• Inviarti notifiche e promemoria (nell’app, sul telefono e via email): schede assegnate, allenamenti dei tuoi clienti, promemoria dei giorni di allenamento, riepiloghi. Base: esecuzione del contratto; scegli tu cosa ricevere e dove in Account → Notifiche.
• Gestire piani e abbonamenti: attivare il piano acquistato, rinnovarlo, gestire disdette e mancati pagamenti. Base: esecuzione del contratto. Pagamento, fattura e adempimenti fiscali della transazione online li gestisce Stripe come venditore, secondo la propria informativa.
• Gestire “Invita colleghi”: mandare l’email di invito scelta da chi invita, riconoscere la registrazione e prevenire gli abusi (limiti giornalieri, niente inviti ripetuti). Base: esecuzione del contratto verso chi invita e, verso la persona invitata, legittimo interesse a far conoscere Trainmory su richiesta di un collega; un invito si manda una volta sola e puoi opporti scrivendoci.
• Rispondere alle richieste di assistenza. Base: esecuzione del contratto e, per chi non ha un account, legittimo interesse a rispondere.
• Proteggere il servizio: sicurezza, prevenzione degli abusi, limiti tecnici, registro delle azioni amministrative. Base: legittimo interesse alla sicurezza del servizio.
• Capire come viene usato Trainmory per migliorarlo, con gli eventi di utilizzo interni descritti sopra. Base: legittimo interesse; puoi opporti scrivendoci.
• Conservare la prova dell’accettazione di Termini e Privacy Policy e dei consensi. Base: legittimo interesse e obbligo di poter dimostrare il consenso (art. 7, par. 1 GDPR).
• Inviarti offerte e novità commerciali su Trainmory, solo se hai dato il consenso. Base: consenso, revocabile in qualsiasi momento da Account → Privacy e comunicazioni.
• Adempiere a obblighi amministrativi, fiscali e di legge, e a richieste delle autorità. Base: obbligo di legge.

Trainmory non prende decisioni automatiche che producono effetti giuridici su di te e non usa servizi di intelligenza artificiale sui tuoi dati. I suggerimenti che vedi (per esempio lo stato di un cliente o i carichi dell’ultima volta) sono calcoli semplici sui dati del servizio; le decisioni sulla programmazione restano del trainer.

Altri utenti

• Il tuo trainer vede il tuo nome, la tua email, le schede che ti ha assegnato e, finché il consenso è attivo, i tuoi allenamenti. Vede i dati corporei solo se li condividi con lui. Dopo la fine del collegamento vede in sola lettura le schede e gli allenamenti già registrati, non i dati corporei né quelli nuovi.
• Chi sta per accettare un invito vede il nome, la città e la presentazione del trainer.
• Chi ti ha invitato con “Invita colleghi” vede solo se ti sei iscritto, non i tuoi dati.

Fornitori

Per far funzionare Trainmory ci affidiamo ai seguenti fornitori, che trattano i dati per nostro conto nei limiti del servizio che offrono. Per specifici trattamenti (per esempio i controlli antifrode sui pagamenti) alcuni possono agire come titolari autonomi, secondo le proprie informative.

• Vercel: hosting del sito e dell’applicazione. Le funzioni server sono configurate nella regione di Dublino (Irlanda); la rete di distribuzione può servire le pagine da nodi in altri paesi.
• Supabase: database, autenticazione e archiviazione dei file (immagine del profilo). Il progetto è ospitato in Irlanda.
• Resend: invio delle email di servizio, delle notifiche via email e degli inviti.
• Stripe: pagamento degli abbonamenti, rinnovi, portale di gestione dell’abbonamento e notifiche sullo stato dei pagamenti.
• Servizi di notifica dei browser (per esempio Apple, Google, Mozilla, Microsoft): recapitano al tuo telefono le notifiche, solo se le attivi. Ricevono un messaggio cifrato e l’indirizzo tecnico del tuo dispositivo.
• Il fornitore della casella di posta a cui arrivano le tue email di assistenza.

Stripe come venditore degli abbonamenti online

Gli abbonamenti acquistati online su Trainmory sono venduti con Stripe Managed Payments: per queste transazioni il venditore (Merchant of Record) è Stripe. Stripe raccoglie i dati necessari al pagamento, calcola, riscuote e versa le imposte, emette fatture e ricevute, previene le frodi, gestisce contestazioni e assistenza sulla transazione, e può inviarti email su ricevute, rimborsi e abbonamento. Per queste attività Stripe tratta i tuoi dati secondo la propria informativa (stripe.com/privacy), non soltanto per conto di Totem Solution.

Il titolare accede ai dati di account, consensi, abbonamenti e utilizzo tramite un’area riservata, solo quando serve per assistenza, sicurezza, amministrazione o per rispondere alle tue richieste. Non vendiamo i tuoi dati e non li usiamo per pubblicità.

I dati sono ospitati in Irlanda. Alcuni fornitori (tra cui Vercel, Supabase, Resend e Stripe) hanno però sede negli Stati Uniti o si avvalgono di propri fornitori fuori dallo Spazio Economico Europeo, quindi alcuni dati possono essere resi accessibili fuori dallo SEE.

In questi casi il trasferimento si basa sugli strumenti previsti dal Capo V del GDPR (decisione di adeguatezza UE-USA per le società aderenti al Data Privacy Framework, o clausole contrattuali standard) indicati da ciascun fornitore nella propria documentazione contrattuale. Per maggiori informazioni scrivi a support@trainmory.com.

• Account, profilo, consensi, schede, allenamenti e dati corporei: finché il tuo account è attivo. Quando elimini l’account li cancelliamo subito (resta solo un conteggio anonimo dell’eliminazione).
• Allenamenti: sono del cliente. Se il trainer elimina il suo account, il cliente conserva lo storico dei propri allenamenti (con quanto era prescritto), mentre le schede del trainer vengono cancellate.
• Dati corporei: puoi eliminarli in ogni momento dalla sezione Corpo, anche senza eliminare l’account.
• Inviti ai clienti: valgono 7 giorni e si cancellano 30 giorni dopo la scadenza, l’accettazione o l’annullamento.
• Inviti di “Invita colleghi”: l’invito vale 30 giorni; se non porta a un’iscrizione si cancella dopo 90 giorni.
• Notifiche: 6 mesi. Eventi di utilizzo interni: 24 mesi. Dispositivi per le notifiche sul telefono: finché li usi, e si cancellano dopo 6 mesi senza uso. Contatori tecnici contro gli abusi: 7 giorni.
• Registro delle azioni amministrative: conservato per garantire la responsabilità di chi amministra il servizio; contiene solo identificativi e la descrizione dell’azione.
• Dati di pagamento, fatture e documenti fiscali degli acquisti online: li conserva Stripe, come venditore, per i tempi previsti dalla sua informativa e dagli obblighi di legge. Trainmory conserva lo stato dell’abbonamento finché il tuo account è attivo.
• Copie di sicurezza (backup) del database: vengono sovrascritte secondo la rotazione prevista dal fornitore. Log tecnici ed email inviate: secondo i tempi dei rispettivi fornitori.

Se un obbligo di legge o la tutela di un diritto lo richiedono, alcuni dati possono essere conservati più a lungo, solo per quella finalità.

Nei casi e nei limiti previsti dal GDPR hai diritto di:

• accedere ai tuoi dati e riceverne una copia;
• rettificare dati inesatti o incompleti;
• ottenere la cancellazione dei dati;
• ottenere la limitazione del trattamento;
• opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse;
• ricevere i dati che ci hai fornito in un formato strutturato e leggibile, e trasmetterli a un altro titolare (portabilità);
• revocare in qualsiasi momento i consensi, senza effetti sui trattamenti svolti prima della revoca;
• proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

Molte cose le fai da solo in Trainmory: in Account modifichi i tuoi dati, gestisci consensi e notifiche, scarichi una copia dei tuoi dati con “Scarica i miei dati” ed elimini l’account; nella sezione Corpo gestisci ed elimini i dati corporei. Per i dati che il tuo trainer usa per la sua attività puoi rivolgerti anche a lui. Per tutto il resto scrivi a support@trainmory.com: rispondiamo senza ingiustificato ritardo e, di norma, entro un mese.

Puoi eliminare il tuo account in qualsiasi momento da Account → “Elimina account e dati”, riscrivendo la tua email per conferma. Prima conviene scaricare una copia dei tuoi dati con “Scarica i miei dati”.

• Gli abbonamenti a pagamento intestati a te vengono disdetti. Fatture e dati delle transazioni già avvenute restano presso Stripe per i suoi obblighi di legge.
• I file caricati (immagine del profilo) vengono cancellati dall’archivio.
• L’account e i dati collegati (profilo, consensi, collegamenti, schede, allenamenti, dati corporei, notifiche, eventi di utilizzo) vengono cancellati subito, e con loro gli inviti che hai ricevuto e le notifiche che parlano di te negli account dei tuoi trainer. L’operazione non si può annullare.

Se non riesci a completare l’eliminazione, puoi chiederla scrivendo a support@trainmory.com dall’indirizzo email dell’account.

Trainmory usa solo cookie e memoria del browser necessari al funzionamento del servizio o a ricordare le tue scelte. Non usiamo cookie di analisi, profilazione o pubblicità, né strumenti di tracciamento di terze parti. Per questo non ti chiediamo un consenso ai cookie.

• Cookie di sessione del servizio di autenticazione (nome che inizia con “sb-”): ti mantengono connesso in modo sicuro.
• “trainmory_invito”: se apri il link di invito di un collega, ricorda per 30 giorni chi ti ha invitato fino alla registrazione. Non è leggibile da script.
• Archivio del browser “trainmory-workouts”: conserva sul telefono l’allenamento in corso e le serie non ancora inviate, così puoi allenarti anche senza rete. Si svuota quando esci dall’account.
• Memoria dell’app installabile (service worker): conserva le parti dell’app necessarie ad aprirla senza rete, non i tuoi dati.
• Memoria locale del browser: “ftos:novita-viste” (novità della guida già viste), “ftos:installa-nascosto” (hai chiuso l’invito a installare l’app), “trainmory:corpo-non-ora” (hai rimandato l’invito ai dati corporei), “trainmory:recupero:…” (l’ultimo recupero scelto per un esercizio).

Le pagine di pagamento e di gestione dell’abbonamento si aprono sui siti di Stripe, che usa i propri cookie secondo la propria informativa.

Applichiamo misure tecniche e organizzative adeguate: ogni utente accede solo ai dati per cui ha i permessi, controllati direttamente dal database; i dati corporei e gli allenamenti sono visibili al trainer solo alle condizioni descritte sopra; i file sono in un archivio privato; i link di invito sono conservati solo come impronta cifrata; le connessioni sono cifrate. Nessun sistema però è sicuro al cento per cento: proteggi le tue credenziali e segnalaci subito un accesso sospetto.

Per creare un account su Trainmory devi avere almeno 18 anni, e lo dichiari al momento della registrazione. Se un trainer segue un atleta minorenne, non deve invitarlo a creare un account su Trainmory.

Possiamo aggiornare questa informativa quando cambiano il servizio, i fornitori o la normativa. La data dell’ultimo aggiornamento è indicata in cima alla pagina. Se le modifiche sono sostanziali te lo comunichiamo nell’app e ti chiediamo di prenderne visione prima di continuare.